Kort antwoord
Opleiders kunnen het hele traject na een toets automatiseren: controleren of de cursist geslaagd is en betaald heeft, een certificaat in de eigen huisstijl maken, de cursist aanmelden in het register voor accreditatiepunten en alles per mail versturen. Bij Huidopleiding ging dat van tot tien werkdagen naar binnen een minuut.
Waarom duurt certificeren vaak zo lang?
Na elke toets moet iemand nagaan of de cursist geslaagd is, of de cursus betaald is, een certificaat maken, de punten registreren bij de juiste instantie en alles naar de cursist sturen. Dat is precies werk, en het komt bij elke cursist terug. Zodra het aantal cursisten groeit, ontstaat er een stapel, en wachten cursisten dagen op hun bewijs.
Hoe werkt automatisch certificeren?
- Toets en aankoop controlerenAlleen wie geslaagd is en betaald heeft, krijgt een certificaat.
- Certificaat makenEen PDF in de eigen huisstijl, met naam, cursus en datum.
- RegistrerenAutomatische aanmelding in het register voor accreditatiepunten.
- VersturenHet certificaat gaat per mail naar de cursist.
- Dubbel voorkomenHet systeem ziet het als iemand al is aangemeld.
- Uitzonderingen naar een mensWat afwijkt, gaat naar een vaste contactpersoon.
Hoe deed Huidopleiding dat?
Huidopleiding geeft dermatologische scholing. Na elke toets werden certificaten en accreditatiepunten met de hand geregeld, en dat duurde tot tien werkdagen.
| Onderdeel | Bij Huidopleiding |
|---|---|
| Controle | Toets en aankoop worden gecontroleerd |
| Certificaat | Eigen PDF in de huisstijl |
| Registers | ProCert en SKIN |
| Uitzonderingen | Gaan naar Olivier |
| Extra | Webinartoegang wordt vanzelf toegekend |
| Resultaat | Certificaat binnen een minuut; 55 certificaten in één week, voor 15 cursussen |
Wat kun je als opleider nog meer automatiseren?
- Vragen van deelnemers en ouders beantwoorden. Bij Succesvol Leren zoekt een AI-assistent bij elke mail het juiste antwoord uit ruim 450 standaardmails en schrijft een concept in Larissa's toon.
- Een hele leeromgeving. Voor TalentDiggers bouwde ik een portaal met een talententest van 92 vragen, PDF-rapporten, een AI-coach en mailreeksen na de scan.
- Toegang tot webinars en materiaal. Na aankoop automatisch toegekend, zoals bij Huidopleiding.
Waar moet je op letten?
- De regels van het register. Elke instantie heeft eigen eisen voor aanmelden; die bepalen hoe de koppeling werkt.
- Uitzonderingen. Een herkansing of een betaling via een andere weg moet naar een mens, niet door het systeem gegokt.
- Privacy. Je werkt met namen, resultaten en soms beroepsregistraties. Lees daarover meer in Is AI-automatisering AVG-proof?
Wil je weten wat zo'n systeem kost? Lees Wat kost AI-automatisering voor een mkb-bedrijf?
Veelgestelde vragen
Kan een certificaat automatisch in mijn eigen huisstijl?
Ja. Bij Huidopleiding is het certificaat een eigen PDF in de huisstijl, die automatisch wordt gevuld met de gegevens van de cursist.
Werkt dit met accreditatieregisters?
Bij Huidopleiding meldt het systeem cursisten automatisch aan bij ProCert en SKIN. Hoe dat bij andere registers werkt, hangt af van wat die instanties mogelijk maken.
Wat gebeurt er als een cursist bezwaar maakt of iets niet klopt?
Uitzonderingen gaan naar een vaste contactpersoon. Het systeem regelt het standaardwerk, en een mens houdt de uitzonderingen in de hand.
Jurgen Claassens bouwt AI-automatiseringen voor ondernemers en mkb. Vijftien jaar operations bij Vattenfall, daarna mede-eigenaar van sales- en marketingbureaus. Bekijk zijn projecten.
