Wat kost AI-automatisering voor een mkb-bedrijf?

Wat kost AI-automatisering precies?

Een automatisering bestaat uit twee delen: het bouwen, en het draaiend houden. Die twee prijs ik apart, zodat je weet waar je voor betaalt.

De meeste automatiseringen staan binnen twee weken live.

Waar betaal je voor bij maatwerk?

Het bouwen zelf is zelden het dure deel. De tijd zit in het goed krijgen van de uitzonderingen. Drie dingen bepalen de prijs het meest:

• Het aantal systemen. Eén mailbox uitlezen is eenvoudiger dan mail, een boekhoudpakket én een ERP aan elkaar knopen.
• Het aantal uitzonderingen. Een factuur van een vaste leverancier is simpel. Facturen met tien regels, verschillende btw-tarieven en kortingen vragen meer werk.
• Hoeveel de AI zelf mag beslissen. Een systeem dat een concept klaarzet dat jij verstuurt, is sneller af dan een systeem dat zelfstandig antwoordt en zelf moet herkennen wanneer het een mens moet inschakelen.

Neem de mailbox van metaalbedrijf Almetaal. Alle mail kwam binnen op één adres en moest met de hand worden doorgezet naar verkoop, inkoop, projecten, financiën of productie. Het systeem dat ik samen met SpireAI bouwde, maakt van één mail zeven taken, elk bij het juiste team, in 2 minuten en 33 seconden. Een medewerker leest mee en verstuurt zelf.

Waarom betaal je ook per maand?

Een automatisering is geen document dat je één keer oplevert. Software verandert: een leverancier past zijn factuur aan, een koppeling krijgt een update, een wachtwoord verloopt. Zonder beheer stopt een systeem op een dag stilletjes, en merk je het pas als het werk blijft liggen.

Met beheer host, bewaak en onderhoud ik het systeem. Het slaat zelf alarm als er iets misgaat, zodat ik het als eerste zie en kan oplossen.

Bespreek vooraf ook welke abonnementen erbij komen kijken. Soms draait een automatisering op een account van jezelf, bijvoorbeeld voor je automatiseringsplatform of voor AI-gebruik. Die kosten betaal je dan rechtstreeks aan de leverancier.

Wanneer verdient het zich terug?

Een eenvoudig rekenvoorbeeld (geen klantcijfer): stel dat een automatisering vier uur per week werk overneemt, en dat een uur van jou of je medewerker €45 waard is.

In dit voorbeeld heb je de bouw binnen drie maanden terugverdiend. Daarna houd je elke maand zo'n €630 aan tijd over.

Vaak zit de winst ook in dingen die moeilijk in uren te vangen zijn. Bij Huidopleiding duurde het regelen van een certificaat en accreditatiepunten na een toets tot tien werkdagen. Nu staat het binnen een minuut klaar, en in één week gingen er 55 certificaten de deur uit. Bij Autobedrijf Zieleman kwamen er in één week 414 studiofoto's uit het systeem, en werden 80 van de 80 facturen geboekt zoals de boekhouder dat zelf deed.

Wanneer is het (nog) niet de moeite waard?

Eerlijk is eerlijk: niet elk proces moet je automatiseren.

• Het werk komt zelden voor. Iets dat eens per kwartaal een uur kost, verdien je niet terug.
• Het proces ligt nog niet vast. Als het elke week anders gaat, automatiseer je de chaos. Leg eerst vast hoe het moet.
• Er is geen digitale bron. Een automatisering heeft iets nodig om mee te werken: een mailbox, een formulier, een spreadsheet of een systeem met een koppeling.

In het eerste gesprek kijk ik daarom altijd eerst of automatiseren bij jou zin heeft. Soms is het antwoord nee, en dan hoor je dat ook.

Maatwerk of kant-en-klare software?

Voor sommige problemen hoef je niets op maat te laten bouwen. Naast maatwerk maak ik eigen software met een vaste prijs per maand:

Maatwerk is de juiste keuze als het werk specifiek is voor jouw bedrijf: jouw leveranciers, jouw boekhouding, jouw manier van klanten antwoorden.

Wat als het niet lukt om te bouwen?

Dan krijg je je volledige investering terug. Als ik een traject met je aanga, lever ik wat we afspreken. Ik geef geen garantie op resultaat: hoeveel tijd het je oplevert, hangt ook af van hoe je het gebruikt. Wel garandeer ik dat wat we afspreken ook echt gebouwd wordt.

Hoe kom je tot een prijs?

1. We praten eerstGratis en vrijblijvend. Jij vertelt waar je tijd naartoe gaat, ik kijk waar de winst zit.
2. Je krijgt een voorstel met een vaste prijsDaarin staat wat het systeem doet, wat het kost om te bouwen en wat beheer kost.
3. Ik bouw en zet het liveMeestal binnen twee weken, en het systeem klinkt zoals jij.

Weet je nog niet waar je moet beginnen? Lees Welke processen kun je het beste als eerste automatiseren? Wil je eerst zelf zien waar je de meeste tijd kunt winnen? Doe dan de gratis automatiseringsscan. Of stuur me gewoon een berichtje.

Jurgen Claassens bouwt AI-automatiseringen voor ondernemers en mkb. Vijftien jaar operations bij Vattenfall, daarna mede-eigenaar van sales- en marketingbureaus. Bekijk zijn projecten.