Kort antwoord
Wil je processen automatiseren, begin dan met het werk dat vaak terugkomt, steeds volgens dezelfde regels gaat en al digitaal binnenkomt: mails, facturen, formulieren of berichten. Daar levert een automatisering het snelst tijd op. Werk waarbij elke keer een ander oordeel nodig is, laat je voorlopig bij een mens.
Hoe herken je een goed proces om mee te beginnen?
Loop je week eens na en zoek naar taken die aan deze vier kenmerken voldoen:
- Het komt vaak voorDagelijks of wekelijks, niet eens per kwartaal.
- Het gaat steeds op dezelfde manierJe zou het aan een nieuwe collega kunnen uitleggen met een paar regels.
- De informatie komt digitaal binnenIn een mailbox, formulier, spreadsheet of systeem.
- Een fout is te herstellenEen concept dat iemand nog naleest is veiliger dan iets dat direct naar een klant gaat.
Scoort een taak op alle vier, dan is het een sterke kandidaat. Twijfel je bij punt 4? Begin dan met een systeem dat een concept klaarzet, en laat een mens het laatste woord houden.
Welke processen automatiseren levert in de praktijk het meest op?
Bij de ondernemers waarvoor ik bouw, komen steeds dezelfde soorten werk terug:
| Soort werk | Voorbeeld uit de praktijk | Wat het opleverde |
|---|---|---|
| Administratie | Autobedrijf Zieleman: inkoopfacturen boeken | 80 van de 80 facturen geboekt zoals de boekhouder het zelf deed |
| Documenten maken | Huidopleiding: certificaten na een toets | Van tot tien werkdagen naar binnen een minuut |
| Mail sorteren | Almetaal: één centrale mailbox | Eén mail wordt zeven taken, in 2 minuten en 33 seconden |
| Berichten beantwoorden | Toughly: Instagram-DM's | Meer dan 5.400 berichten in één maand |
| Content maken | ParentPlaza: posts voor Instagram en Facebook | Twee posts per dag, zonder dat iemand ze maakt |
Wat opvalt: het zijn zelden spectaculaire processen. Het is het klikwerk dat iedereen kent en niemand leuk vindt.
Wat kun je beter (nog) niet automatiseren?
- Werk dat elke keer anders is. Een lastig klantgesprek of een onderhandeling vraagt om een mens.
- Een proces dat nog niet vastligt. Als het elke week anders gaat, automatiseer je de chaos. Leg eerst vast hoe het moet.
- Iets dat bijna nooit voorkomt. Dat verdien je niet terug.
- Beslissingen met grote gevolgen zonder controle. Laat AI daar een voorstel doen, geen besluit nemen.
Hoe begin je, stap voor stap?
- Houd een week bij waar je tijd naartoe gaatSchrijf terugkerende taken op, met een ruwe schatting van de tijd.
- Kies één procesHet proces dat het meeste tijd kost en aan de vier kenmerken voldoet.
- Begin klein, met een mens erbijLaat het systeem eerst een concept of voorstel maken. Na een paar weken weet je wat het goed doet.
- Bouw daarna verderBij KnutselConnect begon het met één onderdeel en draait nu haar hele Instagram op één systeem.
Hoeveel tijd levert de eerste automatisering op?
Dat hangt af van hoe vaak het werk voorkomt. Een taak die elke dag een half uur kost, is al gauw tien uur per maand. Wat dat kost en wanneer het zich terugverdient, lees je in Wat kost AI-automatisering voor een mkb-bedrijf?
Wil je weten waar bij jou de meeste winst zit? Doe de gratis automatiseringsscan: vier korte vragen, en je krijgt een persoonlijk rapport met je drie grootste kansen.
Veelgestelde vragen
Moet ik technisch zijn om te beginnen met automatiseren?
Nee. Jij weet hoe het werk gaat, en dat is het belangrijkste. Het bouwen en koppelen doe ik. Je hoeft ook niet over te stappen op andere software: ik bouw op wat je al gebruikt.
Met hoeveel processen tegelijk kan ik beginnen?
Begin met één. Zo zie je snel resultaat, en leer je wat AI in jouw bedrijf goed doet. Daarna bouw je verder op wat werkt.
Wat als de automatisering een fout maakt?
Daarom begin je met een mens erbij: het systeem maakt een concept en iemand keurt het goed. Twijfelgevallen gaan altijd naar een mens, zoals bij Zieleman, waar twijfelachtige facturen eerst langs Mirjam gaan.
Jurgen Claassens bouwt AI-automatiseringen voor ondernemers en mkb. Vijftien jaar operations bij Vattenfall, daarna mede-eigenaar van sales- en marketingbureaus. Bekijk zijn projecten.
