Kort antwoord
Een AI-planner maakt een rooster op basis van wat er moet gebeuren, wie wanneer beschikbaar is en welke regels gelden, zoals combinaties die wel of juist niet mogen. Wat niet in te plannen is, komt op een lijst voor een mens. Bij behandelkliniek Montgó Lifestyle maakt zo'n planner een weekrooster per gast en per therapeut.
Waarom is plannen zo'n puzzel?
Omdat alles op elkaar ingrijpt. Iedereen heeft eigen wensen, iedereen heeft eigen beschikbaarheid, en er zijn regels: dit moet altijd, dit mag niet tegelijk, deze persoon liever niet met die. Bij een handvol mensen lukt het met de hand. Bij tientallen afspraken per week wordt het een puzzel die uren kost, elke week opnieuw.
Hoe werkt een AI-planner?
- Gegevens verzamelenWat moet er gepland worden, wie is wanneer beschikbaar, welke soorten afspraken zijn er?
- Regels toepassenVerplichte onderdelen en combinaties die niet samen mogen.
- Het lastigste eerstWat het moeilijkst in te passen is, wordt als eerste ingepland.
- Het rooster makenPer persoon en per behandelaar of medewerker.
- Uitzonderingen naar een mensWat niet past, komt op een lijst om met de hand af te handelen.
- MeldenEen bericht bij de start en als het rooster klaar is.
Hoe deed Montgó Lifestyle dat?
Montgó Lifestyle is een behandelkliniek in Dénia, aan de Costa Blanca. Elke gast heeft een eigen behandelplan, en elke therapeut een eigen beschikbaarheid.
| Onderdeel | Bij Montgó Lifestyle |
|---|---|
| Invoer | Behandelplannen, beschikbaarheid en sessietypes, in Google Sheets |
| Regels | Verplichte en onverenigbare combinaties |
| Werkwijze | Eerst inplannen wat het lastigst te plannen is |
| Uitkomst | Een rooster per gast en een rooster per therapeut |
| Mens erbij | Wat niet past, gaat naar de zorgcoördinator |
| Meldingen | Een mail bij de start en als het rooster klaar is |
In een tweede versie kwam erbij dat een therapeut met de hand aan een gast gekoppeld kan worden, en dat de planning over de weken heen doorloopt.
Waar is AI-planning geschikt voor?
- Zorg en welzijn. Behandelingen afstemmen op behandelaars.
- Opleidingen. Lessen, docenten en lokalen.
- Diensten en teams. Medewerkers inroosteren op beschikbaarheid en vaardigheden.
- Afspraken met klanten. Bezoeken, installaties of afspraken in een regio.
Waarom altijd een mens erbij?
Omdat een rooster over mensen gaat. Een planner vindt de beste oplossing binnen de regels, maar soms past iets gewoon niet, of weet een mens iets wat niet in de gegevens staat. Daarom eindigt een goed systeem met een lijst voor handmatige afhandeling, in plaats van iets te forceren.
Benieuwd of jouw planning zich hiervoor leent? Lees eerst Welke processen kun je het beste als eerste automatiseren?
Veelgestelde vragen
Werkt een AI-planner met Google Sheets of Excel?
Bij Montgó Lifestyle staan de behandelplannen, beschikbaarheid en sessietypes in Google Sheets. Het rooster komt daar ook weer terug, zodat het team in een bekende omgeving blijft werken.
Hoe lang duurt het maken van een rooster?
Dat hangt af van de omvang. Wat met de hand uren kost, rekent een planner automatisch door; het team krijgt een seintje zodra het rooster klaar is.
Kan ik zelf nog dingen vastzetten?
Ja. Bij Montgó Lifestyle kan een therapeut met de hand aan een gast worden gekoppeld, en de planner werkt daaromheen.
Jurgen Claassens bouwt AI-automatiseringen voor ondernemers en mkb. Vijftien jaar operations bij Vattenfall, daarna mede-eigenaar van sales- en marketingbureaus. Bekijk zijn projecten.
