Kort antwoord
Facturen automatisch verwerken gaat zo: AI haalt je inkoopfacturen uit je mailbox, leest ze en bepaalt per factuurregel de grootboekrekening en de btw. Twijfelgevallen gaan naar een mens. Bij Autobedrijf Zieleman boekte het systeem 80 van de 80 facturen zoals de boekhouder het zelf deed. Jij houdt de controle; het overtypen en uitzoeken valt weg.
Waarom kost factuurverwerking zoveel tijd?
Een inkoopfactuur boeken lijkt simpel, maar het zijn veel kleine stappen: de factuur uit de mail halen, de leverancier herkennen, elke regel aan de juiste grootboekrekening koppelen, de btw goed zetten, en letten op betaalkortingen. Bij een paar facturen per week valt dat mee. Bij tientallen is het een flinke klus, en juist dat soort precisiewerk gaat mis als je haast hebt.
Hoe werkt automatische factuurverwerking?
- OphalenHet systeem leest facturen automatisch uit je mailbox, bijvoorbeeld Outlook.
- LezenDe AI haalt leverancier, bedragen en factuurregels uit de PDF.
- Boeking bepalenPer regel kiest het systeem de grootboekrekening en het btw-tarief.
- Regels per leverancierVaste afspraken, zoals "deze leverancier altijd op deze rekening", leg je één keer vast.
- Twijfel naar een mensWat niet zeker is, wordt voorgelegd in plaats van gegokt.
- SeintjesBijvoorbeeld een dagelijkse melding over betaalkortingen die bijna verlopen.
Hoe deed Autobedrijf Zieleman dat?
Autobedrijf Zieleman in Nieuwleusen boekte alle inkoopfacturen met de hand in SnelStart. Ik bouwde een systeem dat de facturen uit Outlook leest en ze per grootboekrekening boekt, met btw per regel.
| Onderdeel | Hoe het werkt bij Zieleman |
|---|---|
| Facturen ophalen | Automatisch uit Outlook |
| Boeking | Per grootboekrekening, btw per regel |
| Leveranciersregels | Beheert Mirjam zelf |
| Twijfelgevallen | Gaan eerst langs Mirjam |
| Betaalkortingen | Dagelijks seintje als er een verloopt |
| Controle | Vergeleken met de boekingen in SnelStart, zonder daar iets te wijzigen |
Het resultaat van die vergelijking: 80 van de 80 facturen werden geboekt zoals de boekhouder het zelf deed.
Hoe test je of het systeem goed boekt?
Doe wat Zieleman deed: laat het systeem een tijd naast je huidige manier draaien. De AI bepaalt de boekingen, en je vergelijkt die met wat er met de hand geboekt is, zonder dat het systeem iets in je boekhouding wijzigt. Klopt het lang genoeg, dan weet je dat je erop kunt bouwen.
Wat blijft mensenwerk?
- Twijfelgevallen. Een nieuwe leverancier of een vreemde factuur hoort bij een mens.
- De regels. Jij of je boekhouder bepaalt welke leverancier op welke rekening hoort.
- De eindcontrole. Je boekhouder blijft verantwoordelijk; het systeem neemt het uitzoekwerk over.
Wat je verder in je administratie kunt automatiseren, lees je in Administratie automatiseren. Andere processen die zich goed lenen voor een eerste automatisering, staan in Processen automatiseren: welke pak je als eerste aan? Wat het kost, staat in Wat kost AI-automatisering voor een mkb-bedrijf?
Veelgestelde vragen
Werkt dit met mijn boekhoudpakket?
Bij Zieleman draait het naast SnelStart. Of en hoe een systeem met jouw pakket samenwerkt, hangt af van de koppelingen die het pakket biedt. Dat zoek ik voor je uit in het eerste gesprek.
Kan AI facturen met meerdere btw-tarieven aan?
Ja. Het systeem bepaalt de btw per factuurregel, niet per factuur. Zo gaan facturen met verschillende tarieven goed.
Moet mijn boekhouder hierbij betrokken zijn?
Dat is verstandig. Je boekhouder weet welke boeking juist is, en dat is precies wat het systeem leert. Bij Zieleman was de vergelijking met de boekingen van de boekhouder de toets.
Jurgen Claassens bouwt AI-automatiseringen voor ondernemers en mkb. Vijftien jaar operations bij Vattenfall, daarna mede-eigenaar van sales- en marketingbureaus. Bekijk zijn projecten.
