AI in Outlook: Copilot of een eigen mailassistent?

Wat is Microsoft 365 Copilot in Outlook?

Microsoft 365 Copilot is de AI-assistent van Microsoft die is ingebouwd in Word, Excel, PowerPoint, Teams en Outlook. In Outlook kan Copilot volgens de veelgestelde vragen van Microsoft onder meer:

• een mailgesprek samenvatten met de belangrijkste punten;
• een concept schrijven op basis van het gesprek en een opdracht die je intypt, met een toon en lengte die je kiest;
• feedback geven op je eigen mail over toon en duidelijkheid;
• je inbox prioriteren: binnenkomende mail krijgt hoog, normaal of laag, met de reden erbij;
• regels maken in gewone taal, zodat Outlook mail automatisch ordent.

Copilot werkt volgens Microsoft in je eigen mailbox en in gedeelde en gedelegeerde mailboxen waar je toegang toe hebt. Het werkt niet in groepsmailboxen, niet in mailboxen buiten Exchange Online en niet op versleutelde mails (gecontroleerd op 31 oktober 2026).

Wat kost Copilot voor Outlook?

Op de Nederlandse prijspagina van Microsoft Copilot voor bedrijven kost Microsoft 365 Copilot Bedrijven €18,20 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, excl. btw. De Belgische pagina toont hetzelfde bedrag. Het is een invoegtoepassing voor wie al een geschikt Microsoft 365 Business-abonnement heeft (gecontroleerd op 31 oktober 2026).

Van 1 juli tot en met 31 december 2026 loopt een aanbieding van €15,60 per gebruiker per maand, alleen voor het eerste jaar en met een jaarcontract. Voor sommige geavanceerde AI-functies rekent Microsoft daarbovenop af per gebruik. Microsoft verkoopt Copilot ook in een pakket met Microsoft 365 Business, met eigen prijzen op dezelfde pagina.

De prijs geldt per gebruiker. Wil je dat vijf medewerkers Copilot gebruiken, dan betaal je vijf licenties.

Wat is een eigen mailassistent?

Een eigen mailassistent is een AI-systeem dat op maat wordt gebouwd voor jouw mailbox. Het leest elke binnenkomende mail, herkent wat er gevraagd wordt, zoekt het antwoord in jouw eigen informatie en zet een concept klaar of maakt een taak in je eigen systemen.

Het verschil met Copilot zit in het vertrekpunt. Copilot helpt een medewerker die met een mail bezig is. Een eigen mailassistent pakt elke mail op zodra die binnenkomt, ook als er niemand achter Outlook zit.

Wat is het verschil tussen Copilot en een eigen mailassistent?

Wanneer is Copilot genoeg?

Copilot past goed als je medewerkers vooral hulp willen bij hun eigen mail. Lange mailgesprekken samenvatten, sneller een eerste versie van een antwoord, of een tweede blik op de toon van een lastige mail.

Het is ook een logische stap als je al met Microsoft 365 Business werkt en je mail sterk verschilt per keer. Dan is er weinig vast patroon om te automatiseren, en helpt een assistent naast de medewerker meer.

Wanneer kies je een eigen mailassistent?

Als het werk in de mailbox zelf zit en elke dag terugkomt. Een paar herkenbare situaties:

• Eén centraal adres waar iemand alles moet lezen en doorzetten naar afdelingen.
• Antwoorden die al vastliggen, in standaardteksten of een prijslijst, maar die je telkens moet zoeken.
• Taken in andere systemen, zoals een order of taak in je ERP of een update in je CRM.
• Geen Outlook, maar Gmail of een klantenservicesysteem zoals Trengo.

Bij metaalbedrijf Almetaal kwam alle mail binnen op één adres. Samen met SpireAI bouwde ik een systeem dat de centrale mailbox leest, de afdeling herkent, een taak maakt in het ERP en een conceptantwoord in Outlook zet. Labels in Outlook laten zien wat er gebeurde, en een medewerker verstuurt altijd zelf. Eén mail wordt zo zeven taken, in 2 minuten en 33 seconden.

Bij Succesvol Leren draait de mail via Trengo. Daar zoekt de assistent bij elke mail het beste antwoord uit ruim 450 standaardmails en schrijft een concept in Larissa's toon. Bij DaimoonMedia antwoordt een AI-verkoper zelf, in de toon van eigenaar Tom, met een logboek per mail en één knop om alles te pauzeren. In twee weken gingen daar meer dan 1.700 mails door het systeem.

Kun je Copilot en een eigen mailassistent combineren?

Ja. Een eigen mailassistent zet zijn concept gewoon in Outlook. Een medewerker met Copilot kan dat concept daarna verder bewerken, net als elke andere mail.

Ook voor wie al Copilot heeft, kan een eigen assistent dus zin hebben. Copilot helpt de medewerker, de assistent zorgt dat het werk in de mailbox al klaarstaat. Hoe zo'n verdeling per afdeling werkt, lees je in Centrale mailbox automatisch verdelen per afdeling.

Hoe zit het met privacy?

Beide routes verwerken je mail met AI, dus de AVG geldt in beide gevallen. Bij Copilot gelden de afspraken die je met Microsoft hebt. Bij een eigen mailassistent maak je die afspraken met mij en met de AI-leverancier.

Wat ik standaard doe: alleen naar de AI sturen wat nodig is, waar mogelijk kiezen voor opslag in de EU en de afspraken vastleggen in een verwerkersovereenkomst. Meer daarover in Is AI-automatisering AVG-proof?

Welke route past bij jou?

Twijfel je, begin dan met de vraag waar de tijd nu heen gaat. Gaat die naar schrijven en lezen per medewerker, probeer dan Copilot. Gaat die naar sorteren, zoeken en doorzetten, dan past een eigen assistent beter.

Hoe ik een eigen assistent bouw, lees je op AI-mailassistent laten bouwen. Wil je eerst weten hoe concepten en zelfstandige antwoorden van elkaar verschillen, lees dan Mails automatisch laten beantwoorden met AI. Stuur me een WhatsApp of plan een gratis videocall, dan kijken we samen welke route bij je mailbox past.

Veelgestelde vragen

Wat kost Copilot in Outlook?

Microsoft 365 Copilot Bedrijven kost volgens Microsoft €18,20 per gebruiker per maand bij jaarbetaling, excl. btw, als invoegtoepassing op een Microsoft 365 Business-abonnement. Tot en met 31 december 2026 geldt een aanbieding van €15,60 voor het eerste jaar. Gecontroleerd op 31 oktober 2026.

Werkt Copilot in een gedeelde mailbox?

Volgens Microsoft wel: Copilot in Outlook werkt in je eigen mailbox en in gedeelde en gedelegeerde mailboxen waar je toegang toe hebt. Groepsmailboxen en mailboxen buiten Exchange Online vallen erbuiten.

Heb ik Copilot nodig voor een eigen mailassistent?

Nee. Een eigen mailassistent koppelt rechtstreeks aan je mailbox in Microsoft 365 of Gmail en heeft geen Copilot-licentie nodig. Je kunt ze wel naast elkaar gebruiken.

Kan Copilot taken in mijn ERP aanmaken?

Copilot in Outlook werkt vooral binnen Microsoft 365. Met Copilot Studio kun je Copilot uitbreiden met eigen agents, maar dat is ook bouwwerk. Bij Almetaal maakt een eigen mailassistent per mail de taken in het ERP van SpireAI aan, bij het juiste team.

Werkt een eigen mailassistent ook met Gmail?

Ja. Ik bouw op de mailbox die je al gebruikt, zoals Outlook, Gmail of een klantenservicesysteem zoals Trengo.

Jurgen Claassens bouwt AI-automatiseringen voor ondernemers, mkb en kmo. Vijftien jaar operations bij Vattenfall, daarna mede-eigenaar van sales- en marketingbureaus. Bekijk zijn projecten.