Peppol en e-facturatie: wat verandert er en wat kun je automatiseren?

Wat is een gestructureerde e-factuur?

Een gestructureerde e-factuur is een factuur waarvan alle gegevens in vaste velden staan, zodat boekhoudsoftware ze kan verwerken zonder dat iemand iets overtypt. Volgens de FOD Financiën moet zo'n factuur voldoen aan de Europese norm EN 16931 en gebruik je in de praktijk het formaat Peppol BIS (efactuur.belgium.be, gecontroleerd op 31 oktober 2026).

Een PDF is ook een elektronische factuur, maar geen gestructureerde. Voor een mens is hij leesbaar, voor software is het een plaatje met tekst.

Peppol zelf is het netwerk dat die facturen veilig van de ene onderneming naar de andere brengt. Je sluit aan via een erkende dienstverlener, vaak via je boekhoud- of facturatiepakket. De overheid biedt daar zelf geen centrale toepassing voor.

Wat geldt er in België sinds 1 januari 2026?

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde e-facturen sturen en kunnen ontvangen, via het Peppol-netwerk (FOD Financiën, voor wie wordt e-facturatie verplicht, gecontroleerd op 31 oktober 2026). De belangrijkste punten:

• Ook kleine ondernemingen. De verplichting geldt ook voor ondernemingen in de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, met een jaaromzet tot €25.000.
• Forfaitaire regeling. Wie onder de forfaitaire btw-regeling valt, hoeft niet te verzenden maar moet wel kunnen ontvangen. Die regeling dooft uiterlijk op 1 januari 2028 uit.
• Uitzonderingen. Ondernemingen die alleen vrijgestelde handelingen volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek verrichten, en btw-plichtigen zonder vestiging of vaste inrichting in België, vallen er niet onder.
• Particulieren. Facturen aan particulieren hoeven niet via Peppol. Koop je zelf bij Belgische ondernemingen, dan moet je wel e-facturen kunnen ontvangen.

De algemene tolerantieperiode van de eerste drie maanden van 2026 is voorbij. Voor self-billing gold nog een tolerantie tot en met 30 juni 2026 (bericht van 7 april 2026, gecontroleerd op 31 oktober 2026).

Daarnaast is er een terugvalregel: kan je klant technisch nog geen e-factuur ontvangen, dan mag je hem een factuur op papier of als PDF sturen. Je klant moet dan wel zonder uitstel de nodige stappen zetten (FOD Financiën, btw-maatregelen vanaf 1 januari 2026, gecontroleerd op 31 oktober 2026).

De volgende stap heet e-reporting: het doorsturen van factuurgegevens naar de belastingadministratie. Volgens de FOD Financiën staat dat in het federale regeerakkoord met als timing 2028, maar het moet nog in Belgische wetgeving worden omgezet (FAQ e-reporting, gecontroleerd op 31 oktober 2026).

Wat geldt er in Nederland?

In Nederland is e-facturatie tussen bedrijven nog niet verplicht. Het kabinet maakte op 11 september 2026 bekend dat het e-facturatie en digitale rapportage voor bedrijven wil invoeren (Rijksoverheid, gecontroleerd op 31 oktober 2026):

• 1 juli 2030: e-facturatie voor transacties tussen bedrijven, binnen Nederland en over de grens.
• 1 juli 2031: digitale rapportage van binnenlandse transacties.
• Uitzondering: ondernemers in de kleineondernemersregeling (KOR), met maximaal €20.000 omzet per kalenderjaar, zijn vrijgesteld.

Er ligt nog geen wetsvoorstel. Het concept gaat dit najaar in internetconsultatie, en het kabinet wil het voor de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer indienen. De aanleiding is de Europese richtlijn "Btw in het digitale tijdperk".

Wat verandert er voor je administratie?

Bij inkomende Peppol-facturen valt het uitlezen weg. Leverancier, bedragen, factuurregels en btw komen als gegevens binnen. Het werk dat overblijft, is het boeken: welke grootboekrekening, welke kostenplaats, klopt de factuur met de bestelling, en wanneer betaal je.

Tegelijk blijven er PDF's binnenkomen. Facturen uit Nederland tot 2030, van buitenlandse leveranciers, van particulieren of via de terugvalregel. De meeste kmo's en mkb-bedrijven hebben de komende jaren dus twee stromen: gegevens via Peppol en documenten via de mail.

Wat kun je rond Peppol automatiseren?

Wat er na binnenkomst met een factuur gebeurt, kun je automatiseren:

1. OphalenE-facturen komen binnen via je Peppol-dienstverlener, PDF's uit je mailbox, bijvoorbeeld Outlook.
2. Uitlezen waar nodigBij een PDF haalt AI de gegevens eruit. Bij een e-factuur staan ze er al.
3. Boeking bepalenPer factuurregel een grootboekrekening en een btw-tarief, volgens de regels die jij per leverancier vastlegt.
4. Twijfel naar een mensEen nieuwe leverancier of een afwijkend bedrag wordt voorgelegd in plaats van gegokt.
5. OpvolgenEen dagelijks seintje over betaalkortingen die bijna verlopen, of over facturen die nog niet geboekt zijn.

Hoe dat boeken in de praktijk werkt, lees je in Inkoopfacturen automatisch verwerken en boeken. Hoe AI een PDF uitleest, staat in Documenten uitlezen met AI.

Hoe doet Autobedrijf Zieleman dat?

Autobedrijf Zieleman in Nieuwleusen boekte alle inkoopfacturen met de hand in SnelStart. Ik bouwde een systeem dat de facturen uit Outlook leest en per grootboekrekening boekt, met btw per regel. Mirjam beheert zelf de regels per leverancier, twijfelgevallen gaan eerst langs haar, en elke dag komt er een seintje over betaalkortingen die verlopen.

Het systeem draaide eerst naast SnelStart, zonder daar iets te wijzigen. In de vergelijking werden 80 van de 80 facturen geboekt zoals de boekhouder het zelf deed.

Zieleman zit in Nederland, waar PDF-facturen nog gewoon zijn. Komen er later e-facturen via Peppol bij, dan wordt het uitlezen eenvoudiger. De leveranciersregels, de controle door Mirjam en de seintjes blijven precies zo werken.

Wat moet je nu zelf regelen?

In België: zorg dat je via je boekhoud- of facturatiepakket op Peppol staat en e-facturen kunt versturen en ontvangen. Of jouw onderneming onder de verplichting valt, check je met de zelftest van de FOD Financiën.

In Nederland is er nog tijd. Kies je nu nieuwe software, vraag dan of die Peppol ondersteunt. Werk je met Belgische klanten, dan kan je factuur via Peppol als je klant daarmee akkoord gaat. Een registratie op het Peppol-netwerk geldt in België als dat akkoord.

Hoe je boekhoudpakket met een automatisering samenwerkt, lees je in Je boekhoudpakket koppelen: SnelStart, Exact Online en Yuki. Over je gegevens lees je meer in Is AI-automatisering AVG-proof?

Wil je de verwerking van je facturen uit handen geven, met of zonder Peppol? Lees hoe ik werk op Facturen automatisch laten verwerken. Stuur me een WhatsApp of plan een gratis videocall, dan kijken we samen wat bij jouw administratie past.

Veelgestelde vragen

Is e-facturatie in België verplicht voor kleine ondernemingen?

Ja. Volgens de FOD Financiën geldt de verplichting sinds 1 januari 2026 ook voor ondernemingen in de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen, met een jaaromzet tot €25.000. Ondernemingen die alleen vrijgestelde handelingen volgens artikel 44 van het Btw-Wetboek verrichten, vallen er niet onder.

Is een PDF-factuur per mail nog geldig?

Voor facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen niet meer, behalve via de terugvalregel als je klant technisch nog geen e-factuur kan ontvangen. Voor facturen aan particulieren, naar het buitenland en in Nederland blijft een PDF voorlopig toegestaan.

Wanneer wordt e-facturatie verplicht in Nederland?

Het kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven verplichten vanaf 1 juli 2030, en digitale rapportage van binnenlandse transacties vanaf 1 juli 2031. Ondernemers in de KOR zijn vrijgesteld. Er ligt nog geen wetsvoorstel (gecontroleerd op 31 oktober 2026).

Moet een Nederlands bedrijf Peppol gebruiken voor Belgische klanten?

Volgens de FOD Financiën geldt de Belgische verplichting niet voor btw-plichtigen zonder vestiging of vaste inrichting in België. Een e-factuur via Peppol mag wel als je klant akkoord gaat, en een registratie op het Peppol-netwerk geldt als akkoord.

Jurgen Claassens bouwt AI-automatiseringen voor ondernemers, mkb en kmo. Vijftien jaar operations bij Vattenfall, daarna mede-eigenaar van sales- en marketingbureaus. Bekijk zijn projecten.