Power Automate of n8n? Wat past bij jouw bedrijf

Wat is Power Automate?

Power Automate is een onderdeel van het Microsoft Power Platform waarmee je terugkerend werk automatiseert. Je bouwt er twee soorten automatiseringen mee.

Een cloud flow is een automatisering die in de cloud van Microsoft draait en apps aan elkaar koppelt via connectoren. Een connector is een kant-en-klare koppeling met een dienst, zoals Outlook, SharePoint, Teams of Salesforce.

Een desktop flow is een automatisering die muis en toetsenbord nadoet op een Windows-pc. Dat heet RPA (Robotic Process Automation): software die handelingen in programma's nabootst volgens een vast script. Je gebruikt het voor oudere programma's zonder koppeling. Draait een desktop flow terwijl iemand achter de pc zit, dan heet dat attended. Draait hij zonder toezicht, dan is het unattended.

Het verschil tussen RPA, gewone automatisering en AI-agents lees je in Chatbot, automatisering of AI-agent.

Welke Power Automate-voorbeelden zie je het vaakst?

De meeste flows die je in bedrijven tegenkomt, blijven binnen Microsoft 365:

• Bijlagen uit Outlook automatisch opslaan in SharePoint of OneDrive.
• Een goedkeuring vragen in Teams of Outlook, bijvoorbeeld voor een verlofaanvraag of een inkooporder.
• Antwoorden uit Microsoft Forms in een Excel-bestand of een SharePoint-lijst zetten.
• Een melding in Teams sturen als er een nieuw bestand in een map komt.
• Met een desktop flow gegevens overtikken in een oud Windows-programma zonder koppeling.

Power Automate heeft kant-en-klare sjablonen voor veel van zulke flows. Voor dit soort werk binnen Microsoft is het een logische keuze, zeker als je de licentie al hebt.

Wat zit er al in je Microsoft 365-licentie?

Volgens Microsoft mag je met een Microsoft 365-licentie cloud flows maken en draaien met standaardconnectoren, tot 6.000 acties per gebruiker per dag (Microsoft Learn, gecontroleerd op 31 oktober 2026).

Niet inbegrepen in Microsoft 365:

• Premiumconnectoren, voor diensten buiten de standaardlijst.
• Custom connectors, waarmee je zelf een API aanspreekt die geen kant-en-klare connector heeft.
• Desktop-RPA met orkestratie. Een Windows-licentie geeft wel het recht om desktop flows lokaal uit te voeren, zonder ze vanuit de cloud aan te sturen.

Wil je je CRM, je boekhoudpakket of een eigen ERP koppelen, dan kom je dus al snel bij een betaalde licentie uit.

Wat kost Power Automate?

Bron: microsoft.com, prijzen Power Automate, gecontroleerd op 31 oktober 2026. Microsoft vermeldt dat de getoonde prijzen indicatief zijn en dat de werkelijke prijs bij het afrekenen verschijnt. Wat elke licentie precies toelaat, staat op Microsoft Learn.

Een bot draait één unattended desktop flow tegelijk. Wil je er meerdere tegelijk laten lopen, dan heb je meerdere Process-licenties nodig.

Wat is het verschil tussen Power Automate en n8n?

Bronnen: microsoft.com, Microsoft Learn, n8n.io/pricing en n8n.io/integrations, gecontroleerd op 31 oktober 2026.

Wanneer past Power Automate?

• Je hele bedrijf werkt in Outlook, Teams, SharePoint en Excel, en daar blijft het meeste werk.
• Je flows blijven binnen de standaardconnectoren, zodat je Microsoft 365-licentie volstaat.
• Je IT-beheer wil alles binnen de Microsoft-omgeving en het beheer van Microsoft houden.
• Je moet klikwerk automatiseren in een oud Windows-programma zonder API.

Wanneer past n8n beter?

• Je koppelt veel systemen buiten Microsoft: een CRM, een boekhoudpakket, een webshop of een ERP met een eigen API.
• Je wilt AI-agents die zelf de volgende stap kiezen, met een mens die goedkeurt waar het ertoe doet. Hoe dat gaat, lees je in AI-agents bouwen met n8n.
• Je wilt geen licentie per gebruiker. n8n rekent per uitvoering, en bij zelf hosten betaal je niets aan n8n.
• Je wilt je workflows op je eigen server of bij een partij in de EU houden. Zie n8n in de cloud of op je eigen server.

n8n werkt ook prima met Microsoft 365. Het heeft eigen nodes voor Outlook, Teams, SharePoint, Excel en OneDrive. Je kunt de twee ook naast elkaar gebruiken: Power Automate voor eenvoudige flows binnen Microsoft, n8n voor alles wat daarbuiten gebeurt.

Hoe ziet dat eruit in de praktijk?

Bij metaalbedrijf Almetaal komt alle mail binnen in één centrale mailbox in Outlook. Samen met SpireAI bouwde ik een AI-systeem met zes specialisten, één per afdeling. Het zet taken in het ERP van SpireAI en een conceptantwoord in Outlook. Een medewerker verstuurt zelf. Eén mail werd zeven taken, in 2 minuten en 33 seconden. Hier gebeurt het werk deels in Microsoft en deels in een ander systeem, met AI die per mail keuzes maakt.

Bij Garagebedrijf van Hoof draait de automatisering op een eigen n8n-account van de garage. Een AI-agent zoekt op kenteken het juiste oliefilter in de webshop van de groothandel en zet het in de winkelwagen.

Gebruik je nu Zapier en twijfel je tussen meerdere platforms? Lees dan Zapier-alternatief nodig? Wat n8n precies is, staat in Wat is n8n?

Wil je weten of jouw proces beter in Power Automate of in n8n past? Op de pagina n8n-specialist lees je hoe ik werk voor kmo's en mkb-bedrijven in Vlaanderen en Nederland. Bouwen kost vanaf €1.500 eenmalig, beheer vanaf €150 per maand, excl. btw. Stuur me een WhatsApp, of plan een gratis videocall.

Veelgestelde vragen

Is Power Automate gratis bij Microsoft 365?

Gedeeltelijk. Met een Microsoft 365-licentie mag je cloud flows maken met standaardconnectoren, tot 6.000 acties per gebruiker per dag. Premiumconnectoren, custom connectors en desktop-RPA met orkestratie vragen een aparte licentie, zoals Power Automate Premium.

Wat kost Power Automate Premium?

Power Automate Premium kost €13,00 per gebruiker per maand, jaarlijks betaald, excl. btw (microsoft.com, gecontroleerd op 31 oktober 2026). Voor unattended desktop flows heb je daarnaast een Process-licentie van €130,00 per bot per maand nodig.

Wat is het verschil tussen een cloud flow en een desktop flow?

Een cloud flow draait in de cloud van Microsoft en koppelt apps via connectoren. Een desktop flow draait op een Windows-pc en doet muis en toetsenbord na, voor programma's zonder koppeling. Dat laatste heet RPA.

Kan n8n werken met Outlook, Teams en SharePoint?

Ja. n8n heeft eigen nodes voor Outlook, Teams, SharePoint, Excel en OneDrive. Je koppelt je Microsoft 365-account en bouwt dan workflows die ook andere systemen aanspreken.

Moet ik kiezen tussen Power Automate en n8n?

Nee, je kunt ze naast elkaar gebruiken. Veel bedrijven houden eenvoudige flows binnen Microsoft 365 in Power Automate en bouwen in n8n wat meerdere systemen of AI-agents raakt.

Jurgen Claassens bouwt AI-automatiseringen voor ondernemers, mkb en kmo. Vijftien jaar operations bij Vattenfall, daarna mede-eigenaar van sales- en marketingbureaus. Meer over Jurgen of bekijk zijn projecten.