AI-automatisering voorbeelden: echte projecten uit mkb en kmo

Wat is een voorbeeld van AI-automatisering?

Een voorbeeld van AI-automatisering is een systeem dat elke keer dat er werk binnenkomt, zelf leest wat er staat en de volgende stap zet: een taak maken, een boeking doen, een concept klaarzetten of een mens inschakelen. Het verschil met een losse AI-tool is dat niemand iets hoeft te kopiëren en plakken. Wat AI-automatisering precies is en hoe het verschilt van gewone automatisering, lees je in het basisartikel.

De voorbeelden hieronder komen allemaal uit echte projecten. De cijfers staan ook op de casepagina's.

Welke voorbeelden van AI-automatisering zijn er per proces?

Hoe ziet AI-automatisering eruit in mail en klantcontact?

Almetaal. Bij dit metaalbedrijf kwam alle mail binnen op één adres, en iemand moest elke mail lezen en doorzetten naar verkoop, inkoop, projecten, financiën of productie. Samen met SpireAI bouwde ik een systeem met zes AI-agents, één per afdeling. Het zet taken in het ERP en een conceptantwoord in Outlook. Een medewerker verstuurt zelf. Hoe dat werkt, lees je in Centrale mailbox automatisch verdelen.

Succesvol Leren. Ouders mailen met vragen over een leertraject voor hun kind. Het goede antwoord stond vaak al in een van de ruim 450 standaardmails. Ik liet die standaardmails door AI ordenen op wat een ouder bedoelt. Per mail in Trengo zoekt de assistent nu het best passende antwoord en schrijft een concept in Larissa's toon, dat zij goedkeurt of laat aanpassen.

DaimoonMedia. Een AI-verkoper leest elke mail van een artiest en kiest de volgende stap: een video, een formulier, een offerte of doorzetten naar eigenaar Tom. Grote budgetten gaan altijd naar Tom zelf, en met één knop zet hij alles op pauze.

Toughly. Kim krijgt als Instagram-coach veel DM's, ook 's avonds en 's nachts. Een chatbot leest eerst, onthoudt het gesprek en schakelt Kim in als er een mens nodig is. Meer over dit soort systemen staat in Instagram-berichten automatisch beantwoorden.

Welke voorbeelden zijn er in administratie en documenten?

Autobedrijf Zieleman. De inkoopfacturen komen binnen in Outlook. AI boekt ze in SnelStart, per grootboekrekening en met btw per regel. De test: werden ze geboekt zoals de boekhouder het zelf deed? Bij 80 van de 80 facturen was dat zo. Daarnaast retoucheert een tweede systeem de autofoto's van de draaischijf: 414 studiofoto's in één week. Lees ook Inkoopfacturen automatisch boeken.

Huidopleiding. Na elke toets werden certificaat en accreditatiepunten met de hand geregeld, en dat duurde tot tien werkdagen. Het systeem controleert nu aankoop en toets, maakt een eigen PDF-certificaat en meldt de cursist aan in het register van ProCert of SKIN. In één week waren dat 55 certificaten. Meer in Certificaten automatisch regelen voor opleiders.

Mapped by Carole. Carole maakt reisgidsen op maat. Een aanvraagformulier met twaalf reisprofielen maakt uit haar eigen selectie binnen een minuut een eerste opzet in Google Docs. Carole loopt alles na en maakt de gids persoonlijk.

Welke voorbeelden zijn er in planning, inkoop en recruitment?

Montgó Lifestyle. Elke gast van deze kliniek heeft een eigen behandelplan, en elke therapeut een eigen beschikbaarheid. Een AI-planner roostert per week alle plannen in, houdt rekening met verplichte en onverenigbare combinaties en maakt een rooster per gast en per therapeut. Wat niet past, gaat naar de zorgcoördinator. Zie Planning en roosters automatiseren.

Garagebedrijf van Hoof. Een AI-agent werkt in de webshop van groothandel MijnGrossier.nl zoals een medewerker: kenteken invullen, de filters van die auto openen, het juiste oliefilter kiezen en in de winkelwagen zetten. De garage rondt de bestelling zelf af. Zo'n agent die in een website klikt, heet een browser-agent.

CrossJob. Bij dit recruitmentbureau stonden de belangrijkste velden in het kandidatenbestand leeg. Het systeem haalt elke twee uur vacatures op, haalt skills en ervaring uit cv-tekst en kiest per vacature de beste drie kandidaten, met score en onderbouwing. Een recruiter verstuurt zelf. Lees ook Recruitment automatiseren met AI.

Is er ook een voorbeeld van AI-automatisering voor social media?

ParentPlaza. Twee keer per dag pakt een automatisering het volgende onderwerp uit de contentkalender, maakt er met AI een tekst en een beeld bij en plaatst de post op Instagram en de Facebook-pagina. In de eerste twee weken van oktober kwamen er zo 31 posts online. Hoe je dat aanpakt, staat in Social media-content automatiseren.

Wat hebben deze voorbeelden gemeen?

Drie dingen komen in bijna elk project terug:

• Het werk komt vaak terug en komt digitaal binnen. Mail, facturen, formulieren, cv's of berichten. Daar kan een systeem elke dag mee aan de slag.
• Er is een duidelijke plek voor de mens. Bij Almetaal en CrossJob verstuurt een medewerker zelf, bij Montgó beslist de zorgcoördinator over wat niet past, en bij Van Hoof rondt de garage de bestelling af.
• Het draait in de systemen die er al waren. Outlook, SnelStart, Trengo, Google Docs of het ERP. Niemand hoefde over te stappen.

Zoek je voorbeelden van AI-agents die zelf stappen zetten, lees dan Waar zet je een AI-agent voor in?

Hoe vind je het voorbeeld dat bij jouw bedrijf past?

1. Schrijf op wat elke week terugkomtWelke mails, documenten of berichten kosten je team steeds weer tijd?
2. Kies één procesBegin bij werk dat vaak voorkomt en volgens vaste regels gaat. Hulp bij die keuze staat in Processen automatiseren: welke pak je als eerste aan?
3. Bespreek het in een gratis gesprekStuur me een WhatsApp of plan een videocall. Je hoort vooraf wat het kost.

Een automatisering op maat kost bij mij vanaf €1.500 eenmalig om te bouwen, plus vanaf €150 per maand voor hosting, bewaking en onderhoud, excl. btw. Hoe die prijs is opgebouwd, lees je in Wat kost AI-automatisering voor een mkb-bedrijf of kmo? Liever eerst zelf kijken waar de winst zit? Doe de gratis automatiseringsscan.

Veelgestelde vragen

Wat is een eenvoudig voorbeeld van AI-automatisering?

Een systeem dat inkoopfacturen uit je mailbox leest en ze per regel in je boekhouding zet, zoals bij Autobedrijf Zieleman in SnelStart. Het werk komt vanzelf binnen, de AI leest het en de boeking staat klaar.

Werkt AI-automatisering ook voor een heel klein bedrijf?

Ja. Bij Mapped by Carole en Toughly gaat het om het werk van één ondernemer. Wat telt, is of het werk vaak terugkomt en digitaal binnenkomt. Het aantal medewerkers maakt weinig uit.

Beslist de AI in deze voorbeelden alles zelf?

Nee. In de meeste voorbeelden zet de AI het werk klaar en beslist een mens: een medewerker verstuurt de mail, een recruiter kiest wie een bericht krijgt of de garage rondt de bestelling af. Waar de AI wel zelf antwoordt, zoals bij DaimoonMedia, gelden vaste grenzen en is er een pauzeknop.

Hoe snel staat zo'n AI-automatisering live?

De meeste automatiseringen die ik bouw, staan binnen twee weken live. Daarna draaien ze elke dag mee en worden ze bewaakt.

Jurgen Claassens bouwt AI-automatiseringen voor ondernemers, mkb en kmo. Vijftien jaar operations bij Vattenfall, daarna mede-eigenaar van sales- en marketingbureaus. Meer over Jurgen of bekijk zijn projecten.